最初に管理すべきは「自分の時間」Toggl Trackで始める時間管理

誰もが持っているものですが、その使い方次第で大きな違いを生むものは何でしょうか？

一つの答えは「お金」ですよね。

財布の中の一万円を何に使うかで、得られるものは結構変わってきます。
しかし、持っているお金は人によって違いますので、不平等なものでもあります。

もう一つの答えは「時間」です。

時間を何に使うかで、得られるものが大きく変わってきます。
しかも、お金と違って「1日24時間」は誰にでも平等に与えられています。

経営学者のP. F. ドラッカーはこう言っています。

時間はあらゆることで必要となる。時間こそ真に普遍的な制約条件である。あらゆる仕事が時間の中で行われ、時間を費やす。しかしほとんどの人が、この代替できない必要不可欠にして特異な資源を当たり前のように扱う。おそらく時間に対する愛情ある配慮ほど成果をあげている人を際立たせるものはない。

P. F. ドラッカー著『ドラッカー名著集1 経営者の条件』より

「時間に対する愛情ある配慮」あなたはできていますか？

日々、当たり前のように過ぎていく時間。
つい、何となく過ごしている人も少なくないですよね。

しかし、私たちの命には限りがあります。
いま、あなたが40歳だとすれば、90歳まではあと50年、およそ2600週です。

この時間を何に使い、どのように過ごすのか？
それによって私たちの人生が決まるということです。

この記事では、自分の時間を作り出す方法、限られた時間で成果を上げるための時間管理方法について解説します。

時間管理のコツは「汝の時間を知れ」

経営学者のP. F. ドラッカーは著書『経営者の条件』の「汝の時間を知れ」という章で、こう言っています。

私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。次に、時間を奪おうとする非生産的な要求を退ける。そして、得られた自由な時間を大きくまとめる。

P. F. ドラッカー著『ドラッカー名著集1 経営者の条件』より

時間に対する愛情ある配慮をし、成果を上げるための時間管理の手順は以下になります。

この３ステップです。

はじめの一歩は、自分がいま何に時間を使っているか？を把握することです。

時間を把握するためには？

時間を把握するためには、時間を記録することが必要です。
記録はアナログでもデジタルでも構いませんが、リアルタイムで記録することが大切です。

そして、ざっくりではなく分単位で記録すること。

そのためにはデジタルのほうをおすすめします。
記録が簡単で、後から見返したり集計するのも楽です。

では具体的に、デジタルでどうやって記録するのか？

時間の記録にはToggl Trackがおすすめ

リアルタイムでデジタルに記録していくには、携帯率の高いスマホアプリを使うのがベスト。

様々な時間管理アプリがありますが、色んなアプリを一つ一つ比較検証するのは、そもそも時間がもったいないです。

様々な時間管理アプリを試してきた中で、私がおすすめするのは「Toggl Track」

中でも大きいのは、タスク管理アプリとの連携ができることと、マルチデバイス対応であること。

仕事中はPCで記録、それ以外はスマホで記録。
それぞれの記録はリアルタイムに同期するので、記録がしやすいです。

難点は、インターフェースが英語であることですが、PCではブラウザの翻訳機能も使えますし、英語のままでも時間を記録する上ではあまり支障がありません。（スマホアプリは日本語対応）

イマイチな点としては、

その場合の対処は、以下でOKです。

・放置しておく（14～15時過ぎに同期していることあり）
・Webアプリに記録を集約してスマホアプリを再インストール

それでは、Toggl Trackの基本的な使い方を解説していきます。

Toggl Trackの開始と使用方法

Webとスマホアプリの両方を解説していきます。

Webアプリ

まずは、Webサイトからアカウント登録をします。
Webサイトはこちら。
https://toggl.com/track/

Emailとパスワード、またはGoogleやAppleのアカウントが使用できます。

今回はGoogleアカウントを使用します。

アカウントが出来ると、機能説明が始まります。
基本的な使い方は、このあと説明しますので飛ばしてOKです。

時間の記録方法

画面上部のWhat are you working on?の部分に、やることを記入（①）
Enterキー、またはスタートボタンを押します（②）

ボタンアイコンが変わりますので、作業完了後に停止ボタンを押します（③）

これだけです。

記録された時間はList形式（デフォルト）で確認ができます。
Weeklyか、Dailyビューの方が見やすいのでVIEWSから表示方法を変更しましょう。

ProjectとTag

記録には「Project」と「Tag」という２種類のカテゴリーを設定することができます。
これは集計して分析する場合に役立ちます。

例えば以下のような場合です。

• 複数プロジェクトを担っていて、それぞれに使っている時間を把握したい。
• 仕事、家事、育児それぞれに使っている時間を把握したい。
• その時間の過ごし方が良かったか自己評価したい。

Projectを作成する場合は、MANAGEのProjectsから + New projectをクリックします。

Tagを作成する場合は、MANAGEのTagsから　＋ New tagをクリックします。

続いてスマホアプリの使い方を見ていきましょう。

スマホアプリ

スマホアプリはApp StoreかGoogle Playから無料でダウンロードできます。
この記事ではiOSアプリの使用方法を説明します。

アプリをインストールしたら、Web版と同様の方法でログインします。

ログインできたら、I’m working on…から時間を記録していくだけ。

I’m working on…をタップした瞬間から、タイマーがスタートします。

例えば、入力する前に作業を始めてしまった（10分前に作業を始めていた）という場合もあります。
そんな時は、まず時間を記録し始めて、その後で開始時間をドラッグで移動します。

時間の記録はカレンダービューで確認。

記録をマニュアルで追加することもできます。
タイマービューの「+」ボタンをタップします。

デフォルトは30分の記録になっていますが、開始時間と終了時間を編集できます。

基本的な使い方は以上になります。

時間記録のまとめ

時間は稀少な資源である。時間を管理できなければ、何も管理できない。そのうえ時間の分析は、自らの仕事を分析しその仕事の中で何が本当に重要かを考えるうえでも、体系的かつ容易な方法である。

P. F. ドラッカー著『ドラッカー名著集1 経営者の条件』より

全ては時間から始まります。
その時間を管理するためには、まず記録からです。

そして、時間の記録は今すぐに、しかも簡単に始めることができます。

リアルタイムで時間を記録していくことは最初は面倒です。
しかし、こんなメリットもあります。

時間の使い方を把握するには、まずは２週間ほど記録してみると良いでしょう。

時間を記録しながら、並行してやるべきこともあります。
それは「時間を作って何をしたいのか？」という目的を明確にしておくことです。

いずれにしても、やってみましょう。
まずはToggl Trackのアカウント作成から。